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加油站IC卡管理制度 合肥创博信息科技有限公司

文字:[大][中][小] 2015-5-8    浏览次数:1364    

  加油站IC卡管理制度的订立是为了保证加油卡系统正常运行,稳定和扩大客户群,提升加油卡充值和消费量;保证资金结算流程顺畅和资金安全,核算规范,确保销售收入及预收账款的真实、准确、完整;保证加油卡系统的各项数据与财务数据的一致性,防止其他单位利用加油卡为个人套取现金。

  一、加油卡种类、保管及使用权限

  1、加油卡种类包括:控制卡、员工卡、充值卡。

  2、所有加油卡需统一存放在安全的地方,上班时间需领用时再向保管人办理领用手续。总公司加油卡由财务部保管,油站及市场部由部门负责人保管。控制卡和充值卡需分开保管,不能由同一人保管。保管员需对加油卡的领用和回收情况进行登记。

  3、控制卡由站长、副站长、带班员或出纳员使用,油站根据实际情况发放员工卡,员工对其持有的加油卡负责,未经允许不得转借他人。员工离职、外宿站员工,下班需交回油站。

  4、由于管理不善或疏忽造成加油卡损坏或丢失的,需到公司重新申领新卡并交纳制卡成本费,如因上报或处理不及时,对公司造成损失的,由持卡人负责赔偿。

  5、每月25日需对卡片实物库存进行盘点,将实际卡片库存与系统和登记表进行核对,如库存不符应及时查明原因,提出处理意见报财务部。

  二、加油卡领用、开户及相关手续

  1、控制卡、员工卡、充值卡的新卡都必须统一到公司财务部领用登记。

  2、控制卡、员工卡各油站发放给员工使用时,必须登记入册,以便发生数据纠纷时可追索使用人。

  3、充值卡开卡及相关手续

  ①单位需填写《宏诚加油充值卡开户申请表》,表中有关内容应逐项用钢笔或签字笔填写清楚,并核对开卡人身份证原件,同时由开卡人签字确认,以单位名义开卡的应加盖单位公章,并签订《宏诚加油充值卡申领合约》。个人开卡需在《充值卡开户登记表》进行登记并签名确认。

  ②发行新卡时应办理充值手续,第一次充值金额最低为300元,以现金结算的客户,当即可对充值卡进行充值,以银行汇款或支票结算的客户,需等到款项到账或支票生效方可进行充值。充值前应做好充值登记。

  ③开卡所填写的客户资料需统一上交到公司。每月25日需将本月的《充值卡开户登记表》上交到财务部。

  三、加油卡挂失

  1、油站挂失卡管理制度

  客户挂失时,相关人员应请客户办理挂失手续,并校对相关资料和有效证件,各油站应对挂失情况进行登记,并在系统上进行挂失操作。

  2、电话挂失

  用户也可通过售卡的客服热线0768-2526476办理电话挂失手续。电话挂失时不能当时补办新卡,需到指定油站办理补办新卡手续。相关人员在接到客户挂失申请时,应校对客户信息,如持卡人姓名、身份证号码、联系电话、所在单位等,确认无误后才能给予挂失,同时做好挂失登记并请客户签名确认。

  加油卡操作说明

  一、控制卡使用范围:发行员工卡、充值卡的新卡,充值卡充值,充值卡、员工卡挂失、解锁、注销等

  。

  二、员工卡加油

  加油员凭员工卡加油时,先将员工卡在感应区感应后,提枪加油,加油完毕挂枪。(如员工卡感应后,没及时提枪挂枪,发生的经济损失由持卡人承担。)

  三、充值卡加油

  加油员应严格按照加油卡操作规范进行操作。加油前应查看加油卡上是否写有车牌号码,如有应与加油车辆上的车牌较对一致后才能加油。插卡前应询问客户充值卡是否设有密码,插卡后应告知客户卡上的余额,如余额不多应提醒客户及时充值。

  使用充值卡加油时应注意:①挂枪后要等待充值卡感应后(即指示灯亮或听到“嘟”一声)才能将卡归还客户;②如卡上设有密码,先在IC卡密码键盘上按“清除”键,然后输入6位数密码,再按“确认”键,然后再插IC卡加油。

  四、充值卡解锁

  因操作不当造成IC卡被锁卡后,此卡将不能加油,称为灰卡。加油卡被置灰时,加油机会发出报警声,加油员应及时通知油站负责人,操作员应在核对用户加油记录后才能对加油卡进行解灰处理。

  IC卡促销政策(案例)

  一、促销奖励标准(详情请咨询0551-64230910或登录网站:www.ahcbgk.com)

  二、促销时间及相关说明

  1、以上消费金额累积时间为2015年1月1日前。

  2、奖励旅游时间及线路我司将根据客户资料提前预约并确认。

  3、奖励购物券将于我司指定之油站便利店进行购物消费,高额累积消费与低额累积消费可进行等值代换(比如一个1500元奖励可等值代换10个150元奖励)。

  4、柴油客户需进行申请才能优惠。

  5、客户当月达到奖励标准的,次月才能领到奖励,由客户经理发放。

  6、本公司对上述奖励促销方案拥有最终解释权

  三、充值卡累计消费奖励方法及流程

  1、充值卡累计消费统计截止时间为每月盘点日各站的交班时间,以2010年10月15日到截止时间为统计周期。

  2、每月各经营单位以截止日对充值卡累计消费达到奖励的客户名称、卡号、数量、金额,进行统计汇总,并于月底前报公司客户经理(已领取奖励的客户不能重复申报)。

  3、公司客户经理参照公司奖励标准,列出奖励客户名单,并联系客户询问所要的奖励方式,然后填写报销付款单(附客户明细表),经财务部副经理复核后,报总经理审批。

  4、客户经理凭审批后的付款单领取购物券或旅游券,再分发到各个奖励的客户。购物券可随时到油站便利店购物。旅游券需等待公司确定旅游时间及线路后再进行预约和确认。

  5、流程:客户向油站申请奖励——油站统计——客户经理审核——财务部副经理复核——总经理审批——客户经理领取奖励——发放到客户

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